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No artigo anterior, "Como evitar a procrastinação e sentir-se mais motivado", fiz uma breve discussão sobre como a procrastinação passa a fazer parte de nossas vidas. A procrastinação é um hábito que parece ter se tornado uma constante no dia a dia. O volume de artigos, livros e debates sobre o assunto demonstram que o hábito do "deixar para depois" aparenta ter se tornado uma questão da atualidade.

A crescente quantidade de informações que temos que lidar, a variedade de atividades e a facilidade de acesso no mundo real e no mundo virtual podem ser considerado um dos fatores para procrastinação. Para uma boa parcela das pessoas, ao priorizar uma e outra atividade, geralmente, recai para aquelas menos trabalhosas e mais agradáveis. O ponto em questão é que nem sempre estas tarefas são as importantes e prioritárias para o momento.

Os efeitos da procrastinação não se restringem apenas a um baixo desempenho, seja ele profissional, escolar ou pessoal, mas atrai um conjunto de emoções e sentimentos ligados à ansiedade, desmotivação e o sentimento de culpa.E como podemos agir para evitar ou transformar o hábito de procrastinar em atitudes mais proativas e produtivas para que a vida se torne mais leve?

Temos aqui algumas das estratégias que podem ajudar em uma mudança real. Podem parecer simples ao descrever, mas não quer dizer que seja simples de realizar. É preciso, acima de tudo, uma autoavaliação e compreensão sobre si mesmo e o desejo real de mudar.

1. Autoavaliação

O primeiro passo é refletir sobre os motivos que têm levado à procrastinação. Por vezes, há algo que esteja impactando a sua rotina, como o acesso constante às redes sociais, a necessidade de se manter conectado desvia a atenção e o foco.

Por incrível que pareça, perfeccionistas podem ser grandes procrastinadores. O receio por não conseguir realizar uma atividade conforme seus padrões elevados de qualidade por acharem que não são capazes ou porque não terá tempo hábil suficiente são motivos para os perfeccionistas evitarem a tarefa.

Mas pode existir algo mais sério escondido que se refletem em certas atitudes, como a própria insatisfação com o trabalho e o ambiente em que atua. Neste caso, é preciso rever seus objetivos e seus valores. Avaliar seus planos e intenções para sua pessoal e profissional é um bom começo para compreender se é necessária uma mudança mais profunda. Para compreender a si mesmo, é preciso um tempo de silêncio e reflexão.

No entanto, quando se percebe que a procrastinação é uma consequência de problemas de saúde, como depressão, déficit de atenção, ansiedade que estão associados a outros fatores emocionais, é importante um acompanhamento médico.

2. Seja complacente consigo

Se você anda insatisfeito com suas atitudes, se o hábito da procrastinação tem atrapalhado a sua vida pessoal e profissional, não se machuque proferindo impropérios, não se repreenda. Perdoe a si mesmo e pense positivo. Mentalize que este é um estado que pode ser mudado. Coloque sempre na balança suas atitudes e as consequências. Imagine-se produtivo e eficaz e tenha foco nas mudanças que precisam ser feitas.

3. Organização e planejamento

Para algumas pessoas a organização e o planejamento é parte de sua rotina. Começar o dia sabendo o que precisa ser feito é um dos principais meios de saber o que precisa ser realizado, para evitar o esquecimento sobre determinadas tarefas. Fazer listas, check list, cronogramas, ter uma agenda atualizada, física ou virtual, são meios efetivos para não perder de foco projeto ou atividades previstas.

O mais importante é relacionar todas as atividades e estabelecer critérios quanto a prazos, grau de importância, de prioridade e urgência. Para isto, existem mecanismos que podem ajudar como a Matriz de Prioridades com base no Principio de Eisenhower(*) para definir o que é importante e o que é prioridade. Nem sempre o que é importante é urgente. Por isso a importância em relacionar as atividades diárias, semanais e mensais. Assim, é possível avaliar aquilo o que é urgente e importante para dar atenção ao que demanda rapidez na solução.

4.Autocontrole

Por outro lado, não adianta passar horas elaborando cronogramas, avaliando o índice de importância e urgência de uma tarefa se o plano não está sendo cumprindo. É muito comum encontrar agendas bem planejadas e cronogramas com prazos definidos que não são acompanhados diariamente. É preciso ter concentração e foco para realizar foi planejado. Sabemos que o planejamento não é algo estático, à medida que fatores externos ou internos atuam durante o processo podem ser necessários ajustes no plano. Mas este ajuste só é percebido a tempo quando existe um acompanhamento efetivo.

Os possíveis desvios no planejamento devem ser avaliados para entender as causas e observar se não foram decorrentes da procrastinação.A satisfação em marcar aquelas tarefas planejadas como concluídas é um importante fator motivacional para quem está no processo de realinhamento. Nada melhor do que ver aquela imensa lista de atividades pendentes serem riscadas do check list!

5. Enfrentamento

Dê atenção àquelas tarefas mais complexas ou àquelas que você tem adiado. É melhor estar livre daquilo que não é agradável o mais rápido. Geralmente, são aquelas atividades que estão atrasadas por mais tempo. Dedique um tempo para as tarefas importantes e prioritárias que estão atrasadas. Também é importante ter em mente que as tarefas rotineiras não podem atrasar.

É preciso gerir bem o tempo entre dar baixa nas atividades atrasadas sem prejudicar o andamento das demais. Procure identificar os horários em que você é mais produtivo para agir nas tarefas mais desagradáveis, assim a atividade flui melhor.

6. Evite distrações

Quando se está incorporando um novo hábito, é preciso muita concentração e foco em seus objetivos. Se o seu problema maior são as distrações em redes sociais, bloqueie as notificações no celular. Se não for possível, devido ao seu trabalho fazer uso destas ferramentas, evite ao máximo aproveitar o tempo que precisa checar o aplicativo de mensagens para checar mensagens pessoais.

Se for possível, controle o tempo de verificar de novos e-mails. Se as distrações são a pausa para o café, a conversa de corredor, no período em que você está trabalhando sua mudança de comportamento, é necessário evitar o quanto puder tais distrações. Com o tempo, você saberá controlar o tempo ideal para que não prejudique o seu trabalho.

7. Recompensa

A recompensa pode ser um agradável meio de demonstrar agradecer a si mesmo por ter concluído uma atividade. Pode ser as coisas mais simples, mas que lhe causam prazer. Um parada para tomar um café com um muffin delicioso ou uma caminhada pelo corredor para esticar as pernas. Algo que seja prazeroso e que não demande tanto tempo que prejudique as demais tarefas!

Quando se descrever alguns passos para uma mudança de hábitos parece algo simples, mas nem sempre é verdade. As mudanças precisam de muita atenção ao que está se realizando, foco e clareza quanto aos seus objetivos. Deslizes devem acontecer quando se é um procrastinador contumaz. Por isso é preciso estar sempre atento para que não fuja do controle para não deixar chegar a desmotivação para minar um trabalho que vem sendo construído.

Por fim, pensar positivo é sempre um bom começo para qualquer mudança. Não se autoflagelar pelos erros ou atitudes indesajadas é um importante passo para se envolver completamente com a mudança e sentir-se mais feliz consigo mesmo.

(*) O Princpio de Eisenhower foi desenvolvido pelo ex-presidente dos Estados Unidos Dwight Eisenhower para tomar priorizar as tarefas e gerenciar o tempo. Ex-general do exército americano, Eisenhower pensou em um método simples e eficaz que pudesse distinguir entre as inúmeras tarefas e decisões aquelas mais urgentes e importantes. Também conhecida como Matriz de Eisenhower, a ideia é agrupas as tarefas em quatro quadrantes com escalas que variam de mais alta importância e urgência para a mais baixa. Para cada quadrante, é definida o tipo de ação para cada tarefa:

Importância / Urgente: Agir - Fazer Imediatamente
Importante / Não Urgente: Pensar - Decidir quando fazer
Não Importante / Urgente: Delegar - Encaminhar para outra pessoa
Não Importante / Não Urgente: Avaliar - Fazer depois